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Vorzimmerkraft (w/m/d) für das Vorzimmer des Exekutivdirektors des Geschäftsbereichs Versicherungs- und Pensionsfondsaufsicht
Bonn
Aktualität: 30.05.2023
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30.05.2023, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Bonn
Vorzimmerkraft (w/m/d) für das Vorzimmer des Exekutivdirektors des Geschäftsbereichs Versicherungs- und Pensionsfondsaufsicht
Für das Vorzimmer des Exekutivdirektors des Geschäftsbereichs Versicherungs- und Pensionsfondsaufsicht
Der Exekutivdirektor des Geschäftsbereichs Versicherungs- und Pensionsfondsaufsicht (VA) leitet einen der sieben Bereiche der BaFin. Als Teil seines Vorzimmers unterstützen Sie ihn maßgeblich bei seinen Leitungsaufgaben. An dieser herausgehobenen Position erwarten Sie interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben. Bei Ihren Sekretariats- und Organisationsaufgaben haben Sie regelmäßig Kontakte nicht nur in den eigenen Geschäftsbereich, sondern auch bereichsübergreifend innerhalb der BaFin und zu nationalen und internationalen Institutionen.
Koordinierung und Abstimmung von externen und internen Terminen
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Aktenführung
Schreibarbeiten, auch in englischer Sprache
Vor- und Nachbereitung sowie Organisation der nationalen sowie internationalen Dienstreisen, inklusive Planung und Durchführung der Reiselogistik
Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, auch in englischer Sprache, Organisation von Telefonkonferenzen
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, insbesondere Zusammenstellung und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Sicherstellung des Sitzungsservice
Eine mindestens mit der Note »gut« abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellt e/-r , Fachangestellt e/-r bzw. Kauffrau/ -mann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/ -mann , Rechtsanwalts- / Notarfachangestellt e/-r oder Fremdsprachenkorrespondent/ -in und eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung in der Führung eines Vorzimmers bzw. Sekretariats in einem größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst
ODER
Eine mindestens mit der Note »befriedigend« abgeschlossene Ausbildung mit einer mindestens dreijährigen Regelausbildungszeit und verfügen zwingend über eine mindestens fünfjährige einschlägige Berufserfahrung in der Führung eines Vorzimmers bzw. Sekretariats in einem größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst
Sie zeichnen sich durch eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise aus
Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse und sind mit den Produkten aus dem MS-Office-Paket vertraut
Sie zeichnen sich durch hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick, ein sicheres und freundliches Auftreten sowie Spaß an Teamarbeit aus
Gute Englischkenntnisse
Wir setzen voraus, dass Sie bereit sind, Dienstreisen zu unternehmen, in erster Linie an unseren Dienstsitz in Frankfurt am Main. Dienstreisen können auch mehrere Tage dauern, sind aber in der Regel planbar.
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