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Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP)

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Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung
Mainz
Aktualität: 22.09.2022

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22.09.2022, Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen
Mainz
Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung
Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) verantwortet inhaltlich in enger Kooperation mit Expertengremien wichtige Teile der bundesweiten Staatsprüfungen der Studiengänge Medizin, Pharmazie sowie der psychotherapeutischen Ausbildung, in naher Zukunft auch der Zahnmedizin. Neue Prüfungsformate werden erprobt. Das Spektrum von bisher vorwiegend schriftlichen Staatsprüfungen ist um Parcoursprüfungen erweitert worden. Durch seine weitreichenden Aufgaben trägt das IMPP als zentrale Einrichtung aller Bundesländer mit Sitz in Mainz erheblich zur Qualitätssicherung der Ausbildungen und zur umfassenden Gesundheitsversorgung unserer Bevölkerung bei. Nähere Informationen finden Sie unter www.impp.de . Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Institutsleitung sowie effektive Entlastung der Direktion in administrativen und organisatorischen Belangen Selbstständige Terminkoordination, Organisation, Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung interner und externer Sitzungen und Veranstaltungen inkl. entsprechender Korrespondenz Erstellung und Gestaltung von Meeting-Unterlagen bzw. Präsentationen, Recherche und Zusammenstellung von benötigten Informationen sowie Dokumentationen für Sitzungen und Vorträge Beantwortung von telefonischen Anfragen, Schriftwechsel und E-Mails Planung und Organisation von Dienstreisen sowie reisekostenrechtliche Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen Allgemeine Assistenz- und Empfangsarbeiten sowie Gästebetreuung
Abschluss einer einschlägigen Ausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich mit Erfahrung im beschriebenen Aufgabengebiet, hier v. a. im Leitungssekretariat oder als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Institutsleitung, bevorzugt im Wissenschaftsbereich oder Gesundheitswesen Wünschenswert sind Erfahrungen und Kenntnisse im öffentlichen Dienst Überzeugende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute englische Sprachkenntnisse sind wünschenswert Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office- und Kommunikationstechnologien sowie Internet-Anwendungen Sehr gutes Planungs- und Organisationsvermögen (Projektmanagement), präzise, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben- oder Themengebiete einzuarbeiten Ausgeprägtes Verantwortungs- und Qualitätsbewusstsein, Teamorientierung und hohes Engagement Ausgeglichene, freundliche und integre Persönlichkeit mit einem professionellen Auftreten und verbindlichen Umgangsformen, Sensibilität und Diskretion im täglichen Arbeitsumfeld

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