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Vorstandssekretär / -assistent (m/w/d) für den Vorstandsvorsitzenden
Solmsstraße 38, 60486 Frankfurt
Aktualität: 16.06.2024

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16.06.2024, Mainova AG
Solmsstraße 38, 60486 Frankfurt
Vorstandssekretär / -assistent (m/w/d) für den Vorstandsvorsitzenden
Verantwortung : Filtern, Bewertung und Erledigung sämtlicher anfallender Geschäftskorrespondenz für den Vorstandsvorsitzenden per E-Mail, Brief, Telefon (ggfls. auch englisch). Umfassende Organisation : Terminplanung, -koordinierung und -überwachung; Strategische Planung und Sicherstellung eines effizienten und einwandfreien Ablaufes der täglich zu bewältigenden Aufgaben. Unterstützung in Projekten : Kommunikation, Organisation und Klärung von kaufmännischen Fragestellungen; Fristenüberwachung der Projekte. Vor- und Nachbereitung : Organisation, Vorbereitung der Unterlagen und Unterstützung bei Veranstaltungen, Meetings, Gremien- und Organsitzungen; Reiseorganisation für das In- und Ausland. Administration : Bestellung und Verwaltung von Werbe-, Büromaterial, Elektronik; Bearbeitung von SAP-Aufträgen; IT-Koordination für den Vorstandsvorsitzenden, den Fahrer, neue Bereichsleiter und der Vorstandsreferenten. Kaufmännische Tätigkeiten : Eigenständige Bearbeitung der Rechnungen, Zahlungsaufträge, Kreditkartenabrechnung, Abrechnung der Reisekosten; Überwachung des Budgets und Bildung der Rückstellungen; Erstellung der Nebenkostenabrechnungen / Umsatzsteuerabrechnungen (Gremien) für den Personalbereich und den Steuerberater.
Sonstige kaufmännische Bereiche Kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise auf Vorstandsebene Hohe Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie idealerweise SAP-Kenntnisse Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

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