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Office Manager:in
Karlsruhe-Durlach
Aktualität: 05.11.2024
Anzeigeninhalt:
05.11.2024, Seven2one Informationssysteme GmbH
Karlsruhe-Durlach
Office Manager:in
Aufgaben:
Als Office Manager:in bist Du Teil des 5-köpfigen Teams »Organisation und Finanzen«. Hier werden neben Deinem Aufgabenbereich auch die Themen Personal, Controlling, Faktura und Buchhaltung abgedeckt. Im Team arbeiten wir mit einer hohen Eigenverantwortung und Selbständigkeit und verstehen uns hier als interner Servicepoint für alle Mitarbeiter:innen.
Empfang und Gästebetreuung: Du nimmst unsere Besucher und Mitarbeiter in Empfang. Ein herzliches Lächeln und eine professionelle Haltung sind deine Stärken.
Telefonzentrale: Du koordinierst Anrufe und sorgst für einen reibungslosen Kommunikationsfluss.
Dokumentenmanagement : Du behältst den Überblick über unseren Posteingang und sorgst dafür, dass wesentliche Dokumente aus Briefkasten und info@-Postfach hilfreich verschlagwortet den richtigen elektronischen Weg im Unternehmen nehmen.
Seven2one Meetings : Du terminierst und organisierst unsere bereichsübergreifenden Meetings. Die Protokollführung gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.
Facility Management: Du sorgst dafür, dass unsere Besprechungsräume repräsentativ aussehen und stellst sicher, dass alles reibungslos funktioniert. Du bist Ansprechpartner:in für die Hausverwaltung, Reinigungsfirma und Handwerker.
Beschaffung und Travel Management: Du kümmerst dich um Einkäufe sowie Bestellungen und organisierst Geschäftsreisen.
Mitarbeiter-Events : Du planst und organisierst diverse Events, wie unsere Weihnachtsfeier und Betriebsausflüge.
Qualifikationen:
Organisationstalent: Du behältst den Überblick und jonglierst gerne mit Aufgaben.
Kommunikationsstärke: Du bist freundlich und kannst dich gut ausdrücken (auf Deutsch und gelegentlich auf Englisch).
Eigeninitiative: Du packst gerne mit an, denkst mit und findest pragmatische Lösungen.
Erfahrung: Du kannst Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position vorweisen. Zudem bringst du ein soldides Verständnis für kaufmännische Fragestellungen mit.
Tooling: Du bist mit den gängigen Tools (MS Office & Co.) bestens vertraut und offen für Neues. Deine Fähigkeit, aus unserer vielfältigen Toollandschaft einen klaren Vorteil zu ziehen, zeichnet dich aus.
Blick fürs Ganze: Du bist bekannt für dein Gespür für »Ordnung« und »Deko«.
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