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Bürosachbearbeiter*in (m/w/d)
Langen
Aktualität: 24.09.2021

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24.09.2021, Paul-Ehrlich-Institut
Langen
Bürosachbearbeiter*in (m/w/d)
Mitarbeit in grundlegenden Angelegenheiten und in Projekten Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen (Durchführen von Bestellungen, Preisrecherchen, Rechnungsbearbeitung etc.) Inhaltliche Protokollführung von Besprechungen Terminorganisation Regeln des Informationswesens Betreuung zentraler Posteingänge (E‑Mail-Funktionspostfach, VBS-Verteiler etc.) Elektronische Aktenführung und Führung von Organisationsübersichten Administrative Vorgangsbearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem (Anlegen von Vorgängen, Zusammenstellung von Dokumenten, formales Lektorat etc.) Erteilen von Auskünften und Zuarbeiten, Durchführung von automatisierten oder manuellen Datenabfragen und Auswertungen sowie Datenbankpflege Durchführen von Recherchen gemäß Arbeitsauftrag Fortschreibung von organisatorischen Regelungssystemen (GVP, Organigramm, Organisationsverfügung etc.) Regelmäßige Überprüfung auf Aktualität, Einpflegen von Änderungen Ggf. stilistische Überarbeitungen, Veröffentlichung im Mitarbeiterportal Unterstützung in der Dienstpostenverwaltung Inhaltliche und technische Anpassungen von Dienstpostenbeschreibungen und -bewertungen gemäß Arbeitsauftrag und regelmäßige Überprüfung auf Aktualität Nachverfolgung von Bearbeitungsständen und -fristen
Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Bürokauffrau/mann (m/w/d), Kauffrau/mann für Büromanagement (m/w/d), Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug Kenntnisse im Themenbereich des Referats wünschenswert Grundkenntnisse im Prozessmanagement und der Projektarbeit wünschenswert Einschlägige Kenntnisse in der Anwendung von im Referat eingesetzter Software wünschenswert (z. B. MS Office, Adobe, VBS/DMS, ibo) Hohes Maß an Selbstorganisation und die Fähigkeit zum selbständigen und kooperativen Arbeiten Fähigkeit, sich schnell in unterschiedliche und komplexe Themengebiete einzuarbeiten Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit Abteilungsübergreifendes, vernetztes Denken Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

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