Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)
07.11.2024
Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
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07.11.2024, Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)
Aufgaben:
- Sie koordinieren amtsweit Arbeitsaufträge und Abfragen der Amtsleitung sowie eingehende Anfragen und Aufträge seitens des übergeordneten Referates für Soziales, Gesundheit und Integration
- Sie organisieren die interne und externe Kommunikation der Amtsleitung und interagieren selbständig telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner/-innen
- Sie sind für den Terminkalender der Amtsleitung verantwortlich, verwalten alle Anfragen und Terminwünsche und koordinieren deren Vorbereitung durch die Fachabteilungen
- Sie unterstützen bei der Gremienarbeit der Amtsleitung durch Vor- und Nachbereitung sowie beim Veranstaltungsmanagement amtsweiter Versammlungen
- Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Amtes und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe weiter
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
- Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
- Fundierte PC-Kenntnisse, insb. MS-Office-Programme (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint)
- Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
- Ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
- Große Einsatzfreude und souveräner Umgang mit Belastungsspitzen, verbunden mit zeitlicher Flexibilität
Wir bieten:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Vergünstigtes Mittagessen
- Eine umfassende und strukturierte Einarbeitung
- Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD.
Unser Kontakt:
Noch Fragen?
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit stehen Ihnen die Leiterin des Amts für Soziales und Teilhabe Franziska Vogel unter franziska.vogel@stuttgart.de oder der Koordinator für Qualität und Steuerung, Sebastian Mann, unter 0711 216-59045 oder sebastian.mann@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anna Grothe unter 0711 216-59177 oder anna.grothe@stuttgart.de . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere .
Www.stuttgart.de/jobs
Weitere Informationen:
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
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